データプレップサービスを採用した広告管理システムで運用型広告の効果・進捗状況の可視化とカスタマイズレポート作成工数削減を実現

——主力のインターネット広告ビジネスにおいて、レポート作成業務の効率化が課題になっていたということですが、具体的にどのような状況だったのでしょうか。

富元様：弊社では、広告代理店からの依頼にもとづき様々な媒体を用いてWeb広告を配信する事業をおこなっていますが、すべての案件で結果や進捗の報告を求められ、レポートを作成する業務が発生します。広告主や広告代理店によって報告書のフォーマットが異なるため、営業担当や運用担当が個別対応でレポートを作成しています。ローデータを元に媒体ごとの定型フォーマットのレポートを自動生成するシステムはあるのですが、実際には様々な媒体に予算を配分して広告配信されるお客様が多く、それらを包括的にまとめた案件ベースのレポートが必要になります。媒体別であれば、ローデータ取得やレポート作成はできるのですが、それらをマージしてお客様/案件ごとのレポートを指定フォーマットにまとめ直す作業に膨大な時間がかかり、各営業担当にとって大きな負担でした。

稲井様：私が所属するテクノロジーディビジョンでは、約30に上る媒体各社向けレポートサービスのシステム開発をメインタスクとしています。併せて、この媒体ごとのレポートについて、個別レポート作成用に項目やフォーマットなどをカスタマイズしてほしい、という営業チームからの依頼にも対応していますが、突発的な依頼も多くリソース確保に時間がかかり、柔軟性・迅速性に欠けるという問題がありました。広告代理店向け個別レポートのニーズやその重要性は十分理解していましたが、そこまで手が回らないという現実がありました。

——広告主や広告代理店向けの個別レポート作成業務の効率化・省力化に向けて、既存の媒体ごとのシステムに加え、新しいレポーティングシステムの導入に踏み切ったという訳ですね。

富元様：はい。レポーティングシステムと呼んでいますが、新システム（社内呼称『みえるん』）ではレポート作成業務の効率化・省力化だけでなく、全社の営業担当や運用担当が抱えていたもうひとつの課題についても解決を目指しています。広告代理店からの発注案件の多くは、予算や期間が決まっていているだけで、どの媒体に、どれだけ予算を配分して、いつから広告を配信するのかといった詳細は、営業担当に委ねられるケースも少なくありません。このようなケースでは、弊社からお客様に対して定期的に進捗や効果を報告するだけでなくお客様から予算の費消状況や媒体ごとの配信状況、広告効果などの問合せに対応することも求められます。しかし、問合せに対して、媒体ごとにデータを集めそれを手作業で集計して報告するのに時間を要し、迅速な回答が難しい状況でした。営業担当や運用担当にとって、お客様から託された予算をどの媒体に配分するかを検討し、効果を最大化するために日々最適化をはかることは最も重要な役割です。そのためにも、今どうなっているのか、進捗を手軽に、かつ確実に把握できる仕組みが必要で、新システム『みえるん』では進捗の可視化実現も目指しました。

——新しいレポーティングシステムでは、データ総研の「データプレップサービス」が導入・活用されていますが、導入の経緯や新システムにおける役割などについてご紹介いただけますか。

稲井様：さきほどお話したいくつかの課題に対して、弊社の役員がなにかいいソリューションはないか検討していたところに、データ総研さんからタイミング良くデータプレップサービスのご提案をいただき、コストと効果のバランスやトライアル結果などを総合的に評価して導入に至りました。新システムでは、データプレップサービスとAPI連携で引っ張ってきた媒体ごとのデータをデータウェアハウスに格納したうえで、予め用意したロジックで広告代理店ごとや案件ごとのデータをマージ＆加工し、Tableauでレポートを出力したりCSVデータを提供したりできます。媒体ごとのデータを集めて手動でマージ＆加工していたプロセスを自動化し、営業担当・運用担当のレポート作成業務の負担が一気に軽減されました。また、エンジニアサイドもカスタマイズ対応の負担がなくなり、レポート作成に関わる業務の全社的な効率化・省力化が可能になります。

富元様：現状まだ一部のチームでのトライアル段階ですが、これまで営業担当や運用担当が手作業で頑張っていた、データ収集・加工からレポート作成までを自動化できるのは大きいと思います。全社展開時には、レポート作成の時間を全体で50～80時間削減できそうで、これによって営業担当は、レポート作成にとられていた時間を次の提案を考える（準備する）時間に振り向けることが可能になります。本来レポート作成自体、営業がすべき業務ではないと考えていましたので、競争力強化という意味でも期待しています。

——最後に、レポーティングシステムの機能強化など今後の計画や、データ総研に対するご要望などありましたらお聞かせください。

富元様：新しいレポーティングシステム『みえるん』にデータプレップサービスを導入したことで、手間をかけることなく、案件ごとの進捗について見たいときに見たいデータを確認できるようになりました。お客様からの問合せに対しても、画面上で確認して即答できるようになるだけでなく、提供するデータについてもより細かな粒度を実現し、手作業のデータとりまとめで起こりうるミスも排除できます。一部門でのトライアル導入を経て出てくる課題や要望を踏まえ、UIなどブラッシュアップしたうえで全社展開を目指したいと思います。

稲井様：進捗の可視化という点では、お客様自身が確認できるダッシュボードを提供する形が理想です。実は媒体向けの定型フォーマットのレポートは一部広告代理店に公開しており、今回、データプレップサービスやTableauなどを活用して開発したレポーティングシステムについても、同様に広告代理店に向けサービス提供する道を開いたと言えます。そのためにも富元の言うとおり、まずは全社で新システムを使いこなし、現場ユーザーの様々な要望を取り込んで、お客様に提供するにふさわしいサービスに育てあげていきたいと思います。

富元様：データ総研さんには導入直後に日付で発注情報と紐付ける機能を追加いただきましたが、その後実際に使用するなかで、エラー発生時の通知機能も欲しい…など、新たな要望も出てきています。柔軟性こそSaaS製品のメリットだと思うので、今後も機能の拡充・強化を図っていただけるとありがたいです。