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経営に携わる方は売上、利益の向上、コストの削減を達成するために「業務活動の効率化」に日々取り組まれていることかと思います。ただ、積極的に取り組んではいるものの、なかなか成果があがらないといったお悩みは、世の中、すべての会社に共通している悩みではないでしょうか？
多くの企業では、その取り組みが正しい方向に向かっているかどうかを、「事実データ：KPI（Key Performance Indicator）。日本語では「重要業績評価指標」）」を設定し、モニタリングされているものと思います。KPIは、大きく「結果KPI」と「プロセスKPI」の2つに分類されます。「結果KPI」は、売上や営業利益など、いわゆる財務指標を指します。「プロセスKPI」はリードタイムや遵守率など、「結果に至るプロセスの指標」です。
業務改善活動につなげる観点で言えば、「結果KPI」からは業務活動の結果は分かるもののなぜそうなったのか？という原因分析や、次にどうしたら良いのか？という改善策検討につながる情報は分かりづらいです。なぜそうなったのか？次にどうしたら良いのか？という業務改善活動につなげるには、「結果に至る業務プロセス」を可視化し、「プロセスKPI」をモニタリングすることが重要なのです。
ただし、業務プロセスの可視化は困難をきわめます。様々な業務バリエーションがあり、担当者で作業のやり方が異なるからです。事実、人手で業務プロセスを可視化するためには、現場へ赴き調査・ヒアリングを行うなど膨大な工数がかかります。また、「プロセスKPI」をモニタリングするシステムを一から構築するとなると、システムの要件定義から始まり、設計、開発、テストと時間も費用もかかります。
この悩みを解決するためには「事実データ」（業務の生データ）から業務プロセスを可視化できるツールを有効活用することが肝要です。「Process Performance Manager」（通称PPM）というツールがこれを実現してくれます。このツールを利用することで、業務のどこに無駄があるか、ボトルネックはどこか、担当者のコミュニケーションに問題が無いか、などの業務に関する問題を、簡単に明らかにする事ができます。また、単に一過性の業務改善活動に留まることなく、改善施策の実行後も、その効果をモニタリングすることで、PDCAサイクルを実現します。また、これらの業務改善活動の経験をノウハウとして蓄積する事で、更なるデータ活用につなげる事が可能になります。
いま現在もシステム上にあるデータを有効活用することで、業務プロセスを定量的に評価し、業務改善につなげてみませんか？PPMはデータ総研で取り扱っていますし、関連するセミナーも定期的に開催しております。興味を持たれた方はお気軽にお問合せ下さい。
